Cómo organizar las facturas de tu negocio sin volverte loco

Cada trimestre llega el mismo momento de pánico: buscar facturas en el correo, en carpetas del ordenador, en cajas de zapatos con tickets arrugados… y tu gestoría pidiéndote "todo antes del día X".

Organizar bien tus facturas no es solo una manía de orden. Te ahorra dinero, tiempo y problemas con Hacienda. En esta guía verás, paso a paso, cómo montar un sistema sencillo que puedas mantener incluso en los meses más cañeros.

1. Qué facturas tienes que guardar (y por qué)

Antes de hablar de carpetas y apps, aclaremos el "qué":

• Facturas emitidas: todo lo que tú facturas a tus clientes. Sirve para acreditar tus ingresos.
• Facturas recibidas y tickets: gasolina, hoteles, software, material, comidas deducibles… todo lo que justifica gastos y deducciones.
• Plazo de conservación: en general, mínimo 4 años desde el final del ejercicio fiscal. Muchos asesores recomiendan guardar 6 años por seguridad.

Si pierdes una factura que te daba derecho a deducir un gasto, estás dejando dinero en la mesa. Si pierdes una factura emitida, puedes tener problemas ante una comprobación.

2. Errores típicos al organizar facturas

Estos son los patrones que se repiten en autónomos y pequeñas empresas:

• Todo mezclado en una única carpeta "Facturas 2025": difícil filtrar por trimestre o por tipo de gasto.
• Cada proveedor nombra los PDF como quiere:`factura_123.pdf`,`documento.pdf`,`FCT-2025-03-001.pdf`… sin criterio.
• Tickets en papel sin digitalizar: se borran, se rompen o simplemente desaparecen.
• Uso de WhatsApp o correo como "archivo": buscar algo ahí meses después es un infierno.

La buena noticia: no necesitas un ERP gigante para salir de aquí. Con una buena estructura y una app que no moleste, puedes dejarlo bastante automatizado.

3. Un sistema de carpetas que funciona (meses o semanas)

Empieza por algo que puedas entender incluso medio dormido.

Opción A: por meses

Estructura propuesta:

/Facturas
  /2025
    /01
    /02
    /03
    ...

Si organizas las facturas manualmente en tu ordenador o en tu nube, puedes usar una convención de nombres como esta (solo es un ejemplo de sistema, no algo que FaktuGo haga hoy automáticamente):

• `EMITIDAS_2025-01_ClienteX.pdf`
• `RECIBIDAS_2025-01_REPSOL_45-60euros_gasolina.pdf`
• `RECIBIDAS_2025-01_AMAZON_material-oficina.pdf`

Opción B: por semanas

Si tienes mucho volumen, puedes bajar al nivel semana para detectar errores y olvidos antes:

/Facturas
  /2025
    /S01
    /S02
    /S03
    ...

4. Cómo nombrar los archivos para encontrarlos rápido

Un buen nombre de archivo vale oro. Una convención sencilla:

TIPO_FECHA_PROVEEDOR_IMPORTE_CONCEPTO.pdf

Por ejemplo:

• `REC_2025-01-15_REPSOL_43-50_gasolina.pdf`
• `EMI_2025-02-28_ClienteACME_1210-00_servicios-consultoria.pdf`

Recomendaciones:

• TIPO: `REC` (recibida) o `EMI` (emitida).
• FECHA: siempre `AAAA-MM-DD`.
• IMPORTE: con guion en lugar de coma (`1210-00`).
• CONCEPTO: corto pero claro: `gasolina`, `software`, `alquiler`, `hosting`…

5. Digitaliza todos los tickets en el momento

El punto crítico para un autónomo suelen ser los tickets físicos: repostajes, peajes, parkings, restaurantes, pequeñas compras…

Si los dejas en la cartera, desaparecerán. La regla más efectiva es:Pago · foto del ticket · a la carpeta correcta (o a la app).

Opciones:

• Usar la cámara del móvil + Google Drive / Dropbox (gestión manual).
• Usar una app específica de facturas y tickets que haga la foto, extraiga los datos y coloque el documento en la carpeta correcta.

6. Ejemplo de flujo ideal con una app de facturas

Con una app como FaktuGo, tu día a día podría ser así:

1. Haces la compra (gasolina, comida, material…).
2. Abres la app de facturas en el móvil.
3. Haces la foto del ticket: la app detecta fecha, proveedor e importe automáticamente.
4. La app clasifica y envía el archivo a la carpeta del mes o semana correspondiente y asigna una categoría (gasolina, restaurante, software…).
5. Cuando quieras, revisas todo en el panel web y haces los últimos ajustes antes de enviarlo a tu gestoría.

7. Preparar el envío a la gestoría sin sufrir

Una vez al mes (or al trimestre), puedes hacer este mini ritual para que el cierre sea tranquilo:

1. Revisar rápidamente la carpeta del periodo y comprobar que no falta ningún proveedor importante.
2. Exportar todo en un ZIP por mes o trimestre desde tu sistema o desde la app que uses.
3. Enviar un único correo a tu gestoría con asunto claro (por ejemplo: "Facturas Q1 2025 · Nombre Autónomo").

8. Checklist rápido para saber si lo tienes bien montado

Usa esta lista como referencia rápida:

• Mis facturas recientes están digitalizadas (no dependo del papel).
• Uso una única estructura de carpetas por año + mes o año + semana.
• Los archivos tienen nombres consistentes y fáciles de entender.
• Puedo encontrar una factura concreta en menos de 30 segundos.
• Tengo un ritual mensual o trimestral para preparar el envío a la gestoría.
• Tengo una copia en la nube o un backup de mis facturas.

9. Cómo te ayuda FaktuGo en todo esto

Muchas de estas ideas las puedes aplicar con carpetas y disciplina, pero FaktuGo está pensado justo para aliviarte esa carga:

• App móvil para hacer la foto al momento y no perder tickets.
• Clasificación automática por mes o semana y por proveedor.
• Panel web para revisar y corregir desde el ordenador cuando tengas un hueco.
• Exportación por periodo para enviar a tu gestoría sin pensar ni buscar archivos uno a uno.