Si trabajas como autónomo en España, la palabra "facturas" está en casi todo lo que haces: ingresos, gastos, declaraciones trimestrales… Tener claro qué obligaciones básicas tienes te evita sustos y te ayuda a hablar el mismo idioma que tu gestoría.
Esta guía es una explicación práctica y general, no asesoramiento jurídico. Las normas pueden cambiar y tu caso concreto puede tener matices, así que si tienes dudas serias coméntalo siempre con tu asesoría.
1. Cuándo tienes que emitir factura
Como norma general, deberías emitir factura cuando:
- Prestes un servicio o vendas un producto en el ejercicio de tu actividad.
- Tu cliente sea otra empresa, autónomo o una administración pública.
- Tu cliente te la pida expresamente (aunque sea un particular).
Hay operaciones muy pequeñas en las que en la práctica solo se emite un ticket simplificado, pero incluso en esos casos es buena idea tener un justificante claro de qué has cobrado.
2. Qué datos mínimos debe llevar una factura
Para que una factura tenga sentido a efectos fiscales y para tu propia organización, debería incluir al menos:
- Nombre completo o razón social del emisor y del cliente.
- NIF/CIF de ambos (salvo ciertos casos de tickets simplificados).
- Dirección fiscal del emisor.
- Número de factura y serie (numeración correlativa por serie).
- Fecha de emisión y, si aplica, fecha de la operación.
- Descripción del servicio o producto facturado.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe de IVA.
- Importe total a pagar y, si procede, retención de IRPF.
Aunque trabajes con plantillas o programas de facturación, conviene revisar que todo esto se está rellenando correctamente, sobre todo la numeración y las fechas.
3. Registro de ingresos y gastos
Más allá de emitir y guardar facturas, la clave está en llevar al día qué entra y qué sale. Lo habitual es mantener, como mínimo:
- Un listado de facturas emitidas con número, fecha, cliente, base, IVA y total.
- Un listado de facturas recibidas y tickets con fecha, proveedor, concepto e importe.
Muchos autónomos lo llevan en hojas de cálculo, otros usan software contable completo y otros una solución intermedia como FaktuGo para tener al menos toda la documentación bien ordenada y localizable.
4. Relación entre facturas y declaraciones trimestrales
Tus declaraciones de impuestos (IVA, pagos a cuenta de IRPF, etc.) se basan en la información de tus facturas emitidas y recibidas. Si faltan documentos o hay desorden, tu asesoría tendrá que adivinar o ir a ciegas.
Un buen sistema de facturación no solo genera documentos bonitos, sino que te permite saber en todo momento:
- Cuánto has facturado en un periodo determinado.
- Qué gastos deducibles tienes registrados.
- Qué facturas siguen pendientes de cobro o de revisar.
5. Errores habituales de facturación en autónomos
Algunos fallos que se repiten mucho:
- Numeraciones desordenadas o con huecos que luego son difíciles de explicar.
- Facturas emitidas sin datos completos del cliente.
- Tickets importantes sin digitalizar o sin asociar a ningún trimestre.
- No guardar las facturas de gasto suficientes para justificar deducciones que se han aplicado en la declaración.
6. Cómo encaja FaktuGo en estas obligaciones
FaktuGo no sustituye al criterio de tu asesoría ni presenta impuestos por ti, pero sí te ayuda con la parte más pesada: recopilar y tener a mano toda la documentación que da soporte a tus declaraciones.
- Te permite digitalizar y subir facturas y tickets de forma rápida desde el móvil o desde el navegador.
- Usa IA para proponer proveedor, fecha, importe y categoría, que luego puedes revisar en el panel web.
- Agrupa automáticamente por periodos mensuales, lo que facilita preparar la información de cada trimestre.
- Desde el panel puedes enviar facturas concretas a tu gestoría por email cuando lo necesites.